Privatlivspolitik for Dragsholm Slots arbejdsgiverbranding og rekruttering

Udgivelsesdato: 07-06-2024

Hos Dragsholm Slot administrerer vi vores arbejdsgiverbranding og rekrutteringsproces gennem vores karriereside (”Karriereside”), og ved hjælp af et relateret rekrutteringssystem.

I denne privatlivspolitik beskrives det, hvordan vi behandler dine personoplysninger, hvis:

1. Du besøger vores Karriereside (du er en ”Besøgende”)
2. Du forbinder dig med os via vores Karriereside for at oprette en profil hos os og modtage information om nuværende eller fremtidige ledige stillinger hos os (du er en ”Forbundet kandidat”)
3. Du søger en stilling hos os, via vores Karriereside eller en tredjepartstjeneste (du er en ”Ansøgende kandidat”)
4. Vi indsamler oplysninger om dig fra andre parter, sider og tjenester, da vi mener, at din profil er af interesse for vores nuværende eller fremtidige ledige stillinger (du er en ”Hentet kandidat”)
5. Vi modtager oplysninger om dig fra vores medarbejdere eller partnere, da de mener, at din profil er af interesse for vores nuværende eller fremtidige ledige stillinger (du er en ”Henvist kandidat”)
6. Vi modtager oplysninger om dig fra en Kandidat, der nævner dig som deres reference (du er en ”Reference”).

Denne privatlivspolitik beskriver også, hvilke rettigheder du har, når vi behandler dine personoplysninger, og hvordan du kan gøre brug af disse rettigheder.

Når vi bruger udtrykket ”Kandidat” i denne privatlivspolitik, henviser vi til hver af Forbundne kandidater, Ansøgende kandidater, Hentede kandidater og Henviste kandidater, medmindre andet er angivet.

1. Om behandling af personoplysninger

Personoplysninger er alle oplysninger, der direkte eller indirekte kan henføres til en fysisk person. Eksempler på personoplysninger er: navn, e-mailadresse, telefonnummer og IP-adresse. Behandling af personoplysninger er enhver automatiseret brug af personoplysninger – såsom indsamling, oprettelse, analyse, deling og sletning af personoplysninger.

Der er love og regler om, hvordan virksomheder må behandle personoplysninger, såkaldte databeskyttelseslove. Forskellige databeskyttelseslove gælder for forskellige typer brug af personoplysninger og i forskellige dele af verden. Et eksempel på en databeskyttelseslov, der er relevant for vores brug af dine personoplysninger, som beskrevet i denne privatlivspolitik, er EU's databeskyttelsesforordning (2016/679, ”GDPR”).

De fleste forpligtelser i henhold til GDPR gælder for den såkaldte dataansvarlige. En dataansvarlig er den enhed, der beslutter, til hvilke formål personoplysninger vil blive behandlet, og hvordan behandlingen vil blive udført. Den dataansvarlige kan bruge en såkaldt databehandler. En databehandler er en enhed, der kun må behandle personoplysninger som instrueret af den dataansvarlige og må ikke bruge personoplysninger til egne formål.

Vi er den dataansvarlige, når vi behandler dine personoplysninger som beskrevet i denne privatlivspolitik.

2. Hvilke personoplysninger behandler vi?

Alle personer

• Enhedsoplysninger – Hvis du besøger vores Karriereside, vil vi indsamle oplysninger om din enhed, såsom IP-adresse, browsertype og version, sessionsadfærd, trafikkilde, skærmopløsning, foretrukket sprog, geografisk lokation, operativsystem og enhedsindstillinger/-brug.
• Tekniske og statistiske data – Hvis du besøger vores Karriereside, vil vi indsamle tekniske og statistiske data om din brug af siden, såsom information om, hvilke webadresser du besøger, og din aktivitet på siden.
• Kommunikationsdata – Vi vil indsamle og gemme din kommunikation med os, herunder de oplysninger, du har givet i kommunikationen. Dette kan omfatte indholdet af e-mails, videooptagelser, beskeder på sociale medier, de oplysninger, du føjer til din konto hos os, spørgeundersøgelser osv.
• Kontaktoplysninger – Såsom dit navn, e-mailadresse, telefonnummer og fysiske adresse.

Kandidater

• Data fra samtaler, vurderinger og andre oplysninger fra rekrutteringsprocessen – Såsom notater fra samtaler med dig, udførte vurderinger og tests, lønkrav.
• Oplysninger i din ansøgning – Såsom dit CV, ansøgningsbrev, eksempler på dit arbejde, referencer, anbefalinger og uddannelse.
• Oplysninger på din offentlige profil – Henviser til de oplysninger, vi indsamler om dig fra offentligt tilgængelige kilder relateret til din professionelle erfaring, f.eks. LinkedIn eller din nuværende arbejdsgivers website.
• Oplysninger fra referencer – Det er de oplysninger, vi modtager fra vores medarbejdere eller partnere, der henviser dig til os, eller fra de personer, du har angivet som dine referencer.

3. Hvor får vi dine personoplysninger fra?

Alle enkeltpersoner

• Fra Karrieresiden. Hvis du besøger vores Karriereside, indsamler vi tekniske og statistiske oplysninger om, hvordan du bruger Karrieresiden, samt oplysninger fra din enhed.
• Direkte fra dig. De fleste oplysninger, vi behandler om dig, modtager vi direkte fra dig, f. eks. når du søger en stilling hos os eller forbinder dig med os. Du kan altid vælge ikke at give os visse oplysninger. Nogle personoplysninger er imidlertid nødvendige for, at vi kan behandle din ansøgning eller give dig de oplysninger, du anmoder os om.

Referencer

• Fra den person, du er reference for. Hvis en Kandidat angiver dig som sin reference, vil vi indsamle dine kontaktoplysninger fra kandidaten for at kunne kontakte dig.

Kandidater

• Fra offentligt tilgængelige kilder. Vi kan indsamle personoplysninger om dig fra offentligt tilgængelige kilder, såsom LinkedIn eller din nuværende arbejdsgivers website.
• Fra vores referencer. Vi kan modtage oplysninger om dig fra vores medarbejdere eller partnere (såsom udbydere af rekrutteringstjenester), når de mener, at din profil er af interesse for vores nuværende eller fremtidige ledige stillinger.
• Fra dine referencer. Hvis du giver os referencer, kan vi indsamle oplysninger om dig fra dem.
• Data, vi opretter selv eller i samarbejde med dig. Oplysninger om din ansøgning og profil oprettes normalt af os – eller af os i samarbejde med dig – i rekrutteringsprocessen. Dette kan f. eks. omfatte notater fra samtaler med dig, udførte vurderinger og tests.

4. Hvorfor behandler vi dine personoplysninger?

Vi beskytter og gør brug af vores rettigheder samt vores og andres interesser, f.eks. i forbindelse med retskrav.

Berørte enkeltpersoner: De enkeltpersoner, der er berørt af det retslige spørgsmål – dette kan omfatte personer i alle de kategorier af enkeltpersoner, der er anført ovenfor.

Kategorier af personoplysninger, der anvendes: Alle kategorier af personoplysninger, der er anført ovenfor, kan blive anvendt til dette formål.

Del dine personoplysninger med andre modtagere med de formål, der er beskrevet i afsnit 5 nedenfor.

Berørte enkeltpersoner: Kan variere alt efter formålet med delingen, se afsnit 5 nedenfor.

Kategorier af personoplysninger, der anvendes: Alle kategorier af personoplysninger, der er anført ovenfor, kan anvendes til dette formål.

Indsamle information om din brug af Karrieresiden, brug af cookies og andre sporingsteknologier, som beskrevet i vores Cookiepolitik.

Berørte enkeltpersoner: Besøgende.

Kategorier af personoplysninger, der anvendes: Enhedsoplysninger.

Vedligeholde, udvikle, teste og på anden måde opretholde sikkerheden på Karrieresiden.

Berørte enkeltpersoner: Besøgende.

Kategorier af personoplysninger, der anvendes: Enhedsoplysninger, tekniske og statistiske data.

Analysere, hvordan Karrieresiden og dens indhold anvendes og klarer sig, indhente statistik og forbedre driftseffektiviteten.

Berørte enkeltpersoner: Besøgende.

Kategorier af personoplysninger, der anvendes: Enhedsoplysninger, tekniske og statistiske data.

Give dig opdateringer om vores ledige stillinger.

Berørte enkeltpersoner: Forbundne kandidater.

Kategorier af personoplysninger, der anvendes: Kontaktoplysninger, kommunikationsdata.

Gennemgang af profiler og ansøgninger, der sendes til os. Dette omfatter også kommunikation med dig om din ansøgning og din profil.

Berørte enkeltpersoner: Forbundne kandidater, Ansøgerkandidater.

Kategorier af personoplysninger, der anvendes: Alle kategorier af personoplysninger, der er anført ovenfor, kan anvendes til dette formål.

Indsamle og evaluere din arbejdsprofil på dit eget initiativ. Dette omfatter også kommunikation med dig angående din profil.

Berørte enkeltpersoner: Hentede kandidater, Henviste kandidater.

Kategorier af personoplysninger, der anvendes: Alle kategorier af personoplysninger, der er anført ovenfor, kan anvendes til dette formål.

Kontakte dig direkte om vores specifikke, fremtidige ledige stillinger.

Berørte enkeltpersoner: Kandidater.

Kategorier af personoplysninger, der anvendes: Alle kategorier af personoplysninger, der er anført ovenfor, kan anvendes til dette formål.

Optage samtaler med dig.

Berørte enkeltpersoner: Kandidater.

Kategorier af personoplysninger, der anvendes: Kommunikationsdata.

Kontakte dig for at bede dig om at deltage i spørgeundersøgelser

Berørte enkeltpersoner: Kandidater.

Kategorier af personoplysninger, der anvendes: Alle kategorier af personoplysninger, der er anført ovenfor, kan anvendes til dette formål.

Kontakte dig for at bede dig om at levere oplysninger om en Kandidat og evaluere de oplysninger, du leverer.

Berørte enkeltpersoner: Referencer.

Kategorier af personoplysninger, der anvendes: Kontaktoplysninger, kommunikationsdata.

5. Hvem deler vi dine personoplysninger med?

Vores tjenesteudbydere. Vi deler dine personoplysninger med vores leverandører, der leverer tjenester og funktionalitet i vores employer branding- og rekrutteringsproces. Dette omfatter f.eks. tjenesteudbydere inden for rekruttering og leverandøren af vores Karriereside samt relaterede rekrutteringssystem.

Virksomheder i vores koncern. Vi deler dine personoplysninger med andre virksomheder i vores koncern, hvor de leverer tjenester og funktionalitet til vores employer branding- og rekrutteringsproces, f.eks. adgang til bestemte systemer og software.

Virksomheder, der leverer cookies på Karrieresiden. Hvis du vælger at give samtykke til det, sættes der cookies af andre virksomheder end os, som anvender de data, der indsamles af disse cookies, i overensstemmelse med deres egne privatlivspolitikker. Du kan få information om, hvilke cookies dette gælder for, i vores Cookiepolitik.

Til myndigheder og andre offentlige organer – når vi bliver pålagt det. Vi deler dine personoplysninger med myndigheder og andre offentlige organer, når vi er retsligt forpligtede til det.

Til parter, der er involveret i retssager. Hvis det er nødvendigt for at beskytte eller forsvare vores rettigheder, deler vi dine personoplysninger med offentlige myndigheder eller andre parter, der er involveret i en potentiel eller eksisterende retssag. Dette kan f.eks. ske i forbindelse med påstande om diskrimination.

Fusioner og opkøb osv. I forbindelse med en potentiel fusion, salg af virksomhedsaktiver, finansiering eller en andens virksomheds opkøb af hele eller dele af vores virksomhed, kan vi dele dine personoplysninger med andre parter involveret i processen.

6. Hvad er det juridiske grundlag for at behandle dine personoplysninger?

For at kunne behandle dine personoplysninger er vi nødt til at have et såkaldt juridisk grundlag, som er årsagen til at behandle de personoplysninger, der er berettiget i henhold til persondataforordningen (GDPR).

Når vi behandler dine personoplysninger med de formål, der er beskrevet i denne Privatlivspolitik, er det juridiske grundlag normalt, at behandlingen er nødvendig for vores legitime interesse i at kunne rekruttere talenter med kompetencer, der er relevante for os. Vi har konkluderet, at vi har en legitim interesse i at kunne foretage behandling af personoplysninger med dette formål, at behandlingen er nødvendig for at kunne opfylde dette formål, og at vores interesse opvejer din rettighed til ikke få dine oplysninger behandlet til dette formål.

Du kan kontakte os for at få mere information om, hvordan denne vurdering er foretaget. Find vores kontaktoplysninger i afsnit 9 og 10 nedenfor.

Der kan være specifikke omstændigheder, hvor behandlingen kun foretages, hvis og når du giver dit samtykke til behandlingen. Dette kan f.eks. være tilfældet, hvis vi foreslår at optage en samtale med dig. I afsnit 9 nedenfor kan du finde mere information om din ret til at tilbagetrække dit samtykke.

7. Hvornår overfører vi dine personoplysninger uden for EU/EØS, og hvordan beskytter vi dem i så fald?

Vi bestræber os altid på at behandle dine personoplysninger inden for EU/EØS-området.

Nogle af vores tjenesteudbydere behandler dig dine personoplysninger uden for EU/EØS. Vi anvender også leverandører, hvis moderselskab eller hvis underleverandørs moderselskab er baseret uden for EU/EØS. I disse tilfælde har vi overvejet risikoen for, at personoplysningerne kan blive overført til lande uden for EU/EØS, f.eks. på grund af en anmodning fra myndighederne.

I tilfælde, hvor en anden modtager af dine personoplysninger (som beskrevet i afsnit 5 ovenfor) er baseret uden for EU/EØS, betyder det også, at dine personoplysninger overføres uden for EU/EØS.

Når vi eller en af vores leverandører overfører dine personoplysninger uden for EU/EØS, vil vi sikre, at der anvendes sikkerhedsforanstaltninger, der er anerkendt af GDPR, til at facilitere overførslen. Vi anvender følgende sikkerhedsforanstaltninger:

• En afgørelse fra Europa-Kommisionen om, at landet uden for EU/EØS, hvortil dine personoplysninger overføres, har et passende beskyttelsesniveau, som svarer til det beskyttelsesniveau, der foreskrives af GDPR. Særligt anvender vi Europa-Kommissionens afgørelse om tilstrækkeligt beskyttelsesniveau for USA via den såkaldte EU-USA-databeskyttelsesramme samt afgørelsen om tilstrækkeligt beskyttelsesniveau for Storbritannien.
• Indgåelse af Europa-Kommissionens standardbestemmelser med modtageren af de personoplysninger uden for EU/EØS. Det betyder, at modtageren garanterer, at beskyttelsesniveauet for dine personoplysninger i henhold til GDPR stadig er gældende, og at dine rettigheder stadig beskyttes.

Når dine personoplysninger overføres uden for EU/EØS, implementerer vi også passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte personoplysningerne i tilfælde af videregivelse. Nøjagtig hvilke beskyttelsesforanstaltninger vi implementerer, afhænger af hvad der er teknisk muligt og tilstrækkeligt effektivt for den pågældende overførsel.

Hvis du vil have mere at vide om, i hvilke tilfælde dine personoplysninger overføres uden for EU/EØS, kan du kontakte os ved hjælp af kontaktoplysningerne i afsnit 9 og 10 nedenfor.

8. Hvor længe beholder vi personoplysninger?

Alle enkeltpersoner

Hvis vi behandler dine personoplysninger for at kunne beskytte og håndhæve vores rettigheder, beholder vi dine personoplysninger, indtil det relevante juridiske spørgsmål er fuldt og endeligt løst.

Besøgende

Vi beholder dine personoplysninger i et (1) år af sikkerhedsmæssige årsager. Opbevaringsperioden for cookies er angivet i vores cookiepolitik. Vi gemmer dine personoplysninger for at analysere Karrieresidens effektivitet, lige så længe som vi beholder dine personoplysninger til andre formål.

Kandidater

Hvis du (udelukkende) er en Forbundet kandidat, beholder vi dine personoplysninger, så længe du er forbundet med os.

Ved andre typer Kandidater beholder vi dine personoplysninger for at fastslå, om du er en passende kandidat til vores relevante ledige stillinger.

Hvis du ikke kommer igennem den indledende rekrutteringsproces, beholder vi dine personoplysninger, så længe som det er nødvendigt for at overveje og potentielt kontakte dig angående relevante fremtidige ledige stillinger.

Hvis du bliver ansat, gemmer vi dine personoplysninger under din ansættelse med andre formål end dem, der er angivet ovenfor, og som du vil blive informeret om.

Referencer

Vi beholder personoplysninger, lige så længe som vi beholder de personoplysninger om den Kandidat, som du er reference for.

9. Hvilke rettigheder har du, og hvordan kan du gøre brug af dem?

I dette afsnit kan du finde information om de rettigheder, du har, når vi behandler dine personoplysninger. Som beskrevet nedenfor er nogle af rettighederne kun relevante, når vi behandler dine personoplysninger på et specifikt juridisk grundlag.

Hvis du vil gøre brug af nogen af de rettigheder, der er angivet her, kan du:

• Besøge siden vedrørende data og privatliv på vores Karriereside, hvor vi tilbyder funktioner til at gøre brug af dine rettigheder,
• Logge ind på din konto hos os, hvor du ved hjælp af indstillingerne på kontoen kan gøre brug af dine rettigheder, eller
• Kontakte os direkte på k.christensen@dragsholm-slot.dk.

Retten til information

Du har ret til at blive informeret om, hvordan vi behandler dine personoplysninger. Du har også ret til at blive informeret, hvis vi planlægger at behandle dine personoplysninger med andre formål end det, de oprindeligt blev indsamlet til.

Vi giver dig sådan information i denne privatlivspolitik, via opdateringer på vores Karriereside (se også afsnit 11 nedenfor) og ved at besvare dine spørgsmål.

Ret til indsigt i dine personoplysninger.

Du har ret til at vide, om vi behandler personoplysninger om dig, og til at modtage en kopi af de data, vi behandler om dig. I forbindelse med at modtage kopien af dine data modtager du også information om, hvordan vi behandler dine personoplysninger.

Retten til indsigt og til at anmode om en overførsel af dine personoplysninger til en anden modtager (“dataportabilitet”).

Du kan anmode om en kopi af de personoplysninger, der er relateret til dig, og som vi behandler for at opfylde en kontrakt med dig, eller baseret på dit samtykke, i et struktureret, almindeligt anvendt, maskinaflæseligt format. Det giver dig mulighed for at bruge disse data andre steder, f.eks. kan du overføre det til en anden modtager. Hvis det er teknisk muligt, har du også ret til at anmode om, at vi overfører dine data direkte til en anden modtager.

Retten til at få slettet dine personoplysninger (“retten til at blive glemt”).

I nogle tilfælde har du ret til at få os til at slette personoplysninger om dig. Dette er f.eks. tilfældet, hvis det ikke længere er nødvendigt for os at behandle dataene til det formål, som vi har indsamlet dem til, hvis du trækker dit samtykke tilbage, hvis du har gjort indsigelse mod behandlingen og der ikke findes nogen legitime, tilsidesættende begrundelser for behandlingen. (Om den særskilte ret til at gøre indsigelse, se nedenfor.)

Retten til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger.

Du har ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger, som er baseret på vores legitime interesse, ved at henvise til dine personlige omstændigheder.

Ret til begrænset behandling.

Hvis du mener, at de personoplysninger, vi behandler om dig, er unøjagtige, at vores behandling er ulovlig, eller at vi ikke har brug for oplysningerne til et bestemt formål, har du ret til at anmode om, at vi begrænser behandlingen af sådanne personoplysninger. Hvis du gør indsigelse mod vores behandling som beskrevet lige ovenfor, kan du også anmode om, at vi begrænser behandlingen af disse personoplysninger, mens du foretager en vurdering af din anmodning.

Når vores behandling af dine personoplysninger er begrænset, vil vi (med undtagelse af opbevaring) kun behandle dataene med dit samtykke eller til etablering, udførelse eller forsvar af retskrav, for at beskytte rettighederne hos en anden naturlig eller juridisk person, eller af årsager relateret til en vigtig offentlig interesse.

Ret til berigtigelse.

Du har ret til at anmode om, at vi berigtiger unøjagtige oplysninger, og at vi angiver oplysninger om dig, som du betragter som ufuldstændige.

Retten til at trække dit samtykke tilbage.

Når vi behandler dine personoplysninger baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dette samtykke tilbage. I så fald ophører vi med at behandle dine data med de formål, du har tilbagetrukket dit samtykke til. Det påvirker dog ikke lovligheden af den behandling, der var baseret på dit samtykke, før det blev trukket tilbage.

Retten til at klage.

Hvis du har en klage over vores behandling af dine personoplysninger, kan du indgive en klage til databeskyttelsesmyndigheden i Denmark. Du kan finde deres kontaktoplysninger her.

Du kan også indsende en klage hos det nationale datatilsyn, som kan ses på listen her, hvis du er bosat i EU. Hvis du er bosat i Storbritannien, kan du indgive en klage hos Information Commissioner’s Office her.

10. Hvor kan du henvende dig, hvis du har kommentarer eller spørgsmål?

Hvis du gerne vil i kontakt med os for at gøre brug af dine rettigheder, eller hvis du har spørgsmål, kommentarer eller bekymringer om, hvordan vi håndterer dine personoplysninger, kan du kontakte os ved at sende en e-mail til k.christensen@dragsholm-slot.dk.

11. Opdateringer af denne privatlivspolitik

Vi opdaterer denne privatlivspolitik, når det er nødvendigt, f.eks. hvis vi begynder at behandle dine personlige oplysninger på en ny måde, hvis vi ønsker at gøre oplysningerne endnu tydeligere for dig, eller hvis det er nødvendigt for at overholde gældende databeskyttelseslove.

Vi opfordrer dig til regelmæssigt at besøge denne side for at tjekke eventuelle ændringer. Øverst på denne side står der altid, hvornår denne privatlivspolitik sidst blev opdateret.